Buenas practicas y correos electrónicos

Captura de pantalla 2017-07-14 a la(s) 22.09.12He tenido la oportunidad de trabajar en varias empresas, y me he encontrado con algunas personas que siendo muy profesionales no tienen buenas practicas en el uso y administración del correo electrónico. Y aunque el WhatsApp esta permitiendo que cada ves usemos menos el correo, este seguirá siendo una herramienta de formalidad a la cual se le debe sacar el máximo provecho, especialmente si es tu correo del trabajo.

Por lo cual he decidido humildemente compartir mi experiencia y conocimiento sobre algunas buenas practicas, que quizás para muchos les parezcan muy básicas, pero creo que son importantes de recordar.

Primero vamos a revisar los cinco campos mas importantes en un correo electrónico, estos son; Para, CC, CCO, Asunto y Contenido.

Para: Aquí va el correo de la o las personas que deben “Tomar Acción” es decir, la información de este mail es relevante y el destinatario es responsable de tomar acción de forma inmediata o a corto plazo. Un ejemplo es una solicitud de Informe, una solicitud de cotización o el envío de una información especifica, en cualquier caso el remitente debe revisar esta información y “Tomar Acción” que también implica tomar una decisión.

CC: En este campo van los correos de las personas “Con Copia” o en copia, que deben “Tomar Conocimiento” es decir, ellos se dan por enterados, conocen cual fue la solicitud o información enviada y quien es el responsable de “Tomar Acción”. Y aunque ellos no deben tomar acción, si son responsables solidarios del seguimiento a la gestión. Y pueden hacer observaciones o comentarios, e incluso podrían aportar información adicional de ser necesario, porque están involucrados y deben “Tomar Conocimiento

CCO: Este campo, “Con Copia Oculta” aunque no es muy usado, eventualmente puede ser necesario de usar como respaldo. Es decir, aqui pueden incluirse los correos de las personas que quieres que reciban esta información en copia, pero que no quieres que el destinatario principal lo sepa. Personalmente no recomiendo el uso de este campo ya que puede dañar las relaciones personales y mermar la confianza dentro del equipo.

Asunto: Este es el campo donde se cometen la mayor cantidad de errores, porque algunas personas no se ocupan de indicar en forma concisa de que se trata el correo. Esto puede hacer perder mucho tiempo al destinatario y también a los “Copiados”, que deben leer todo el correo para entender de que se trata ó definitivamente No leen el correo.

Una buena redacción del mensaje que incluirá en el “Asunto” puede ser de mucha ayuda para filtrar y clasificar la información. Por ejemplo, te puede llegar un correo con este Asunto; “O/C 54002314”. Ahora, si quieres informar que esta recibido el pedido, que la compra esta completada o que el repuesto ya llego, lo mas adecuado sería indicar en el Asunto; “O/C 54002314 Motor para la Grúa, Recibido”. Y solo agregando un par de palabras puedes ayudar mucho en la eficiencia del mensaje que estas enviando.

Contenido: Esta es la parte principal de un correo, donde tienes que redactar y explayarte,

y en este aspecto los extremos no son buenos. No es bueno escribir muy poco y caer en falta de información o por el contrario, ser excesivamente extenso y que no se entienda el mensaje. O simplemente la gente no lee el correo, por que es muy largo y aburrido.

Si lo pensamos para tu correo profesional y aplicamos el contexto del trabajo, la recomendación es que el mensaje sea siempre cortes, directo y relevante, pero lo mas conciso posible. Si la información es contundente, se sugiere preparar un documento de texto como un informe adjunto, detallando la situación o solicitud, y procurando que el correo sea un resumen que destaca los puntos mas relevantes.

Otra buena practica que personalmente aplico, es el uso de carpetas personalizadas para clasificar los correos, lo que facilita ordenar y buscar la información. Esto es relativamente fácil en Outlook y Mail Mac, pero debo reconocer que al principio no le di importancia y no ordenaba los correos. Pero crear carpetas para algunos proyectos definitivamente te ayuda con la gestión.

Una buena practica es automatizar y personalizar la firma de los correos, lo que permite asegurarte que el destinatario sepa claramente cual es tu cargo y tus coordenadas para poder ubicarte. Sin contar que te ahorra mucho trabajo!!

Un error Clásico es incluir en “Para:” muchos correos de distintas personas, lo que provoca finalmente que nadie asuma la responsabilidad, dilatando la gestión e incluso desechándola.

Otro error es “No copiar nunca a nadie”, una practica que resta al trabajo en equipo. Involucrar al equipo enviando copia de gestiones, correos relevantes ayuda al involucramiento y la gestión colaborativa. Estar informado de los procesos es muy bueno cuando el “Asunto:” esta bien redactado; preciso y conciso.

Otra recomendación tiene que ver con “dejar amarrados los temas”. Cuando estas en un proyecto y la gerencia o algún colega te solicita un trabajo, información o gestiones especificas por correo (formal) siempre tendrás que redactar una respuesta.

Antes de enviar el correo con tu respuesta, preguntarte si esta respuesta es suficiente para que el destinatario se quede conforme. Para que no vuelva a insistir con la solicitud o pida otra cosa parecida. En este aspecto no siempre el que solicita algo, sabe realmente lo que necesita, solo tiene una idea por lo cual en algunos casos es importante asesorarlo y complementar la información, alargar el informe o proponer otras opciones. Todo lo que permitan que el tema quede “Amarrado” y ojalá cerrado.

La ultima recomendación es “hacer seguimiento”. Cuando los temas son importante y te interesa que la gestión sea oportuna, asegurate de establecer, sugerir o acordar una fecha para la respuesta. Por ejemplo “Agradecería confirmar recepción”, o “Se necesita la información para el viernes” son buenos ejemplos de texto para incluir en el correo. Pero se sugiere siempre llamar y conversar con el colega para revisar detalles y definir una fecha. Después puedes enviar el correo con la solicitud formal y la información adicional necesaria. En este punto, te diriges a tu agenda y le pides que te recuerde el día y a la hora mas oportuna, que debes hacerle seguimiento al tema, revisando tu mail y/o llamando a tu colega!!

Espero que les gusten mis comentarios. Son buenas practicas que pueden ayudar en la gestión profesional de una persona o una organización. Se que son cosas simples, pero si nadie nunca te las comenta, no podrás usarlas para hacer mas eficiente tus gestiones.

Deja tu comentario!!

Un abrazo….

Anuncios

Acerca de Fernando Neira Pezoa

Fernando Neira Pezoa http://about.me/FernandoNeira Ver todas las entradas de Fernando Neira Pezoa

Debes haber iniciado sesión para comentar.

A %d blogueros les gusta esto: